秘书日常事务工作接待工作.ppt

秘书日常事务工作?接待工作

接待工作，是指组织在对内、对外的联络交往中所进行的接洽招待工作。接待工作既是组织整个联络工作中的一个重要的组成部分，也是秘书工作的一个重要内容。

从不同的角度来看，接待工作可分为若干类型：从接待对象的国别来看，有内宾接待和外宾接待。从接待的组织关系来看，有上级来访接待、下级来访接待、平级来访接待和公众来访接待。从来访目的来看，有视察、检查接待，参观、考察接待、一般的事务接待、会议接待等。从接待对象是否预约来看，则可分为有约接待和无约接待。从来宾人数来看，有团体接待和个体接待。从接待规格来看，有日常一般性接待和高规格接待。

一、日常一般性个体接待日常一般性个体接待几乎是秘书每天都必须要面对的。处理日常一般性个体接待，无须制订具体的接待计划，只需有礼有序地接待便可。一般来说，日常一般性个体接待又有有约接待和无约接待之分。

㈠有约接待约见对象就约见的有关事宜预先有了约定，秘书接待依约而来的来宾，称有约接待。在有约接待中，秘书一定要做好充分的准备，使接待有礼有序地进行。

1.事先准备一般来说，对预先约好的客人，在约见前夕便要做好相应的准备：如适时提醒领导，做好接待室的卫生和布置以及相关的其他准备工作。如果有必要，还要跟对方予以确认，保证约见按计划顺利进行。

2.热情待客对依约前来的客人，秘书应立即停下手头上的工作，礼貌而热情地起身招呼客人。如果来宾进入办公室时，秘书正在接打电话，这时，秘书也应先以目光或手势向来宾示意，然后迅速结束电话，招待来宾。招呼后，秘书应或及时用适当方式把来宾来访信息通知领导，或直接把来宾引到接待地点，而不能让来宾久等。

3.礼貌引导迎接来宾后，应妥善地把来宾引导到事先安排好的领导办公室、接待室或其他接待场所。引导来宾途中，秘书应配合来宾的步调，在来宾左前方稍前处引导。到达接待场所，应为来宾推拉门，面对来宾，请来宾先入内。进入接待场所后，秘书应为初次来访的来宾和领导作介绍，然后将来宾引领入座。

座次的安排，一般是采用“面门定位”法，即以面对大门为参照物，座次的高低是“先远后近；如果与门等距离，按照国际惯例是“以右为尊”，即主人把来宾安排在其右侧。若来宾是内宾，有时也可以按照我国“以左为尊”的传统来排列座位。

4.妥善处理来宾依约前来，而领导还在与前一位宾客会谈，这时，可礼貌地先招呼来宾稍作等候。来宾依约前来，领导却因急事外出或非外出不可，而又来不及及时通知来宾，秘书应代表领导对来宾诚恳地说明情况，表示歉意，请求谅解，并及时采取措施予以补救处理。

5.适时告退一般情况下，在领导和来宾入座后，秘书要端上茶水、饮料，然后，便应适时告退了。退出接待室关门时不要背对来宾，应以正面倒走方式退出。在领导和来宾会谈时，秘书应在适当时候添加茶水、饮料。

㈡无约接待来访宾客事先没有约定而临时来访，这种接待称无约接待。对于临时来访的来宾，秘书不能“有求必应”，但又不能无礼怠慢。

1.了解来宾的身份及来意领导的日常工作大都是按计划进行的，不速之客的到来可能会使既定计划受到干扰。对于不速之客，秘书必须礼貌委婉地了解其身份及来意，以便做出恰当的接待安排。

2.分流秘书在了解了来宾的身份和意图后，应及时对来宾作出恰当的分流处理。确实应由领导亲自接待的重要来宾或有重要、紧急事务者，秘书对他们作了初步接待后，或尽快安排他们的会面时间，或立即通知领导，按领导的指示处理。应该由领导接待，但事情不是非常的紧急，领导目前有没有时间接待的，秘书可以诚恳地与来宾协商另外的会见时间。对不需领导出面就能解决问题的来宾，秘书不应态度漠然地予以拒绝，而应热情地把他们介绍到其他有关的部门。对于不受欢迎的来客，秘书可委婉而坚决地打发他们离开。

3.婉拒来宾对于不愿表明来意的来宾，可使用“善意的谎言”，先表明不清楚领导去向。接着想办法尽快请示领导，要是领导不准备会见来宾，应明确婉拒来宾。4.礼貌相送即使来宾是不速之客，但秘书同样也应以礼相送。

㈢帮领导接待来宾由于领导外出或其他的原因，秘书被授权代表领导接待一些来宾，应认真做好接待工作。清楚明确授权范围。妥善处理来宾事情。及时向领导汇报。

㈣其他相关接待要领1.交换名片随着社交方式的不断发展，交换名片已成为人们初次见面作自我介绍时的一种重要方式和常用的交往手段。

⑴名片交换的礼仪递送名片时，一般是来宾或地位较低的人或晚辈先行递出；递送时起立，上身稍微前倾以示尊敬，用双手的拇指和食指轻握名片的前端，文字正向朝向对方。当对方不只一人时，应把名片先递给职务较高者或年龄较大者，若看不出职务高低或年龄的大小，则可从最先进来的一边开始，依次交换名片。接收名片时，应双手恭敬地接过，并认真地看一遍，遇有不懂的字，应礼貌地向对方请教。

⑵名片管理来宾走后