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公司红头文件格式规范及流程管理办法

第一篇：公司红头文件格式规范及流程管理办法

公司红头文件格式规范及流程管理标准

第一节总则

第一条

公司文件，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。

第二条

公司文件，实行统一管理。文件的管理，要做到规范、准确、及时、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。

1.各部门及各有关人员，对文件中涉及本公司应必威体育官网网址的事项，必须严守机密，不可随便向他人泄露。

2.文件必威体育官网网址等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。必威体育官网网址文件由阅文人妥善保管。

第三条

文件机密等级，由发文单位的分管领导根据文件内容确定。第四条

公司发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司分管领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。

第五条

公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁。

第六条

草拟文件应注意以下事项1.内容要符合公司制度。2.反映情况要客观，实事求是。

3.文字要准确、精炼，条理清楚，层次分明，结构紧密，用语规范。4.人、地、名称、引文及时间要具体、准确。

第七条

各负责人阅、批文件应仔细认真，阅完后须签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。

第八条

公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份存档。有领导指示的，还应附批复件。第九条

收文由公司办统一负责。公司办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由公司办收回归档。

第十条

所有文件发放，一定要有登记、签收手续。第十一条各公司发文，一定要由集团公司办统一编号

1.以公司名义对外发文，一律×××字(××年)××号；2.股份公司发文，用总经办字(××年)××号；3.制冷公司发文，用财字(××年)××号；4.铸造公司发文，用工字(××年)××号；5.太阳能公司发文，用技字(××年)××号；6.艾博公司发文，用营字(××年)××号；7.金贝公司发文，用人行字(××年)××号；

8.党委文9.组干文10.纪委文11．工会12．江苏13.欧宝14.实业第十二条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等，其他文件一般用公司信笺印发。第二节文件起草收发规定

文件由发文部门负责起草，发文部门负责人批准，一般第十三条

文件由各公司办公室（经理办、综合部）核稿，涉密文件由集团公司办统一核稿，分管领导签发。第十四条文件签发后，一般文件送各公司办公室（经理办、综合部）（签发的原件和电子版本件）统一由其排版、打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章、上传、下发、流转。第十五条文件和原稿，由各公司办公室（经理办、综合部）分类归档，保存备查。第十六条属于必威体育官网网址的文件，核稿人应该注明必威体育官网网址等级，并确定报送范围。必威体育官网网址文件按必威体育官网网址规定，由专人印制、报送。第十七条文件由起草部门负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。必威体育官网网址文件由专人按核定的范围报送。第十八条外来的文件由集团公司办专人负责签收，并分类登记。由集团办公室负责人提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。第十九条

传阅文件由集团办公室专人负责收回，对领导指示的文件，集团办公室及时组织传达和落实。第三节收文的管理文件的签收第二十条

1.凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由集团公司办登记签收。在签收和拆封时，集团公司办人员均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2.对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，并登记差错文件的文号。第二十一条

文件的编号保管

1.集团公司办对上级来文拆封后应及时附上《文件处理传阅单》，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交集团公司办办理正常手续。

2.外出人员开会带回的文件及资料应及时送交集团公司办进行登记编号保管，不得个人保存。第二十二条

文件的阅批与分转

1.凡正式文件均需由集团办公室负责人根据文件内容和性质阅签后，由集团公司办分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2.一般函、电、单据等，由集团公司办直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。

3.为加速文件运转，集团公司办应在当天将文件送到公司