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公司费用报销流程与管理

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目录

01

费用报销概述

02

费用报销流程

03

报销单据与凭证

04

报销时间与借款管理

05

报销管理制度

06

报销案例与常见问题

01

费用报销概述

报销定义

指企业员工在工作中因公务需要所发生的费用，通过一定的程序和规定，由公司承担或给予一定补助的行为。

报销目的

确保公司业务正常运转，合理控制费用支出，提高资金使用效率，保障员工权益。

报销的定义与目的

报销的基本要求

真实性

报销费用必须真实发生，不得虚构或夸大费用。

合规性

报销费用必须符合公司规定和财务制度，不得违反相关法律法规。

完整性

报销费用必须提供完整的报销凭证和相关资料，如发票、明细单等。

及时性

员工应在费用发生后及时申请报销，避免长时间积压。

包括日常工作中所需的文具、耗材、印刷等费用。

办公费

包括因业务需要而发生的餐饮、娱乐等费用。

业务招待费

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包括员工因公出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。

差旅费

如培训费、通讯费、市内交通费等，根据公司规定进行报销。

其他费用

报销的适用范围

02

费用报销流程

报销申请与填单

员工填写报销申请单

员工需认真填写报销申请单，包括报销事项、金额、票据等信息。

提交相关票据和证明材料

报销申请单和相关材料需完整、准确

根据报销事项，提交相应的票据和证明材料，如发票、明细单等。

员工应确保报销申请单和相关材料完整、准确，避免漏填或错填。

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部门负责人审核报销申请

部门负责人需认真审核员工的报销申请，确认报销事项的真实性、合理性和合规性。

部门负责人签字确认

部门负责人审核无误后，在报销申请单上签字确认，并承担相应责任。

部门负责人确认

财务主管审核报销申请

财务主管需对员工的报销申请进行复核，确保报销事项符合公司规定和财务要求。

财务主管审核相关票据和证明材料

财务主管需仔细核对相关票据和证明材料，确保其真实、合法、有效。

财务主管签字确认

财务主管审核无误后，在报销申请单上签字确认，并准备进行下一步审批。

财务主管审核

总经理审批报销申请

总经理需对员工的报销申请进行最终审批，确保报销事项符合公司战略和财务要求。

总经理审批签字

总经理审批通过后，在报销申请单上签字确认，并授权出纳进行付款操作。

总经理审批

出纳复核与付款

出纳复核报销申请

出纳需对员工的报销申请进行复核，确保报销事项已经过总经理审批，并核对报销金额和付款方式。

出纳付款

出纳复核无误后，按照报销申请单上的付款方式进行付款，并登记付款明细。

出纳归档报销材料

出纳需将报销申请单和相关票据、证明材料进行归档，以备日后查阅和审计。

03

报销单据与凭证

发票

填写完整、规范的报销表单，包括报销人、部门、报销事项、金额等信息。

报销表单

附件

如合同、协议、明细清单等，需与报销事项相关且真实有效。

必须为正规发票，包括增值税专用发票、普通发票等，且发票上需印有税务监制章。

合法凭证的要求

单据整理与粘贴

分类整理

将各类报销单据按类别进行整理，方便后续审核和入账。

粘贴整齐

票据完整性

报销单据应粘贴整齐、有序，避免出现杂乱无章的情况。

确保每张报销单据的内容完整、清晰，无涂改、破损等情况。

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报销单的填写规范

填写真实信息

报销单上的各项信息必须真实、准确，不得虚构或夸大。

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填写完整信息

报销单上的各项信息应填写完整，不得遗漏或缺失。

书写清晰

填写报销单时应使用清晰、易懂的字体，避免产生歧义或误解。

04

报销时间与借款管理

报销时间的具体规定

员工应在费用发生后的一定时期内提交报销申请，逾期将无法报销。

01.

每月的固定时间为公司统一的报销时间，如有特殊情况需提前或延迟，需获得批准。

02.

财务部门将审核报销申请，确保费用符合公司政策，并据此安排报销款的支付。

03.

员工因业务需要借款时，需提前向财务部门提出申请，并填写借款申请表格。

财务部门将审核借款申请，并根据公司资金状况及审批流程进行审批。

借款申请需明确借款金额、用途、预计还款时间等关键信息，并提交相关证明文件。

审批通过后，财务部门将安排借款资金的支付，并告知借款人。

借款的申请与审批

借款的归还与核销

财务部门将核对借款归还情况，确保借款已完全归还，并据此核销借款记录。

如有借款逾期未还，财务部门将按照公司规定进行催收，并计收逾期利息。

员工离职前，需确保所有借款已归还并核销，否则将影响离职手续的办理。

借款人应按约定的还款时间归还借款，并通知财务部门进行核销。

05

报销管理制度

报销的分类与标准

差旅费报销

包括住宿费、交通费、餐饮费等，按公司规定标准执行。

业务招待费报销

指因业务需要而发生的招待费用，需提前申请并提供相关证明材料。

办公用