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现代企业文件档案管理的体系与方法中国人民大学宫晓东E-mail:中远集团档案管理培训专用

目录新时期企业文档意识的构建企业文档工作体系企业文档管理实务

新时期企业文档意识的构建一、企业文档意识的个性化趋势历史记录国家财富信息工具信息资源1、国家文档意识2、领导文档意识3、民众文档意识利益第一，工具第二，发展第三郭沫若《题赠档案馆》前事不忘后事师，自来坟典萃先知。犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。国步何由探轨迹，民情从以识端倪。上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。

企业文档意识的法治化趋势01现代企业制度中的产权制度，是企业文档意识法治化的元动力。02国家法治化治国方略的确立，是企业文档意识法治化的重要保障。03确保企业文档资源的安全与合理利用，维护企业自身利益，是企业文档意识法治化的主要目的。04确保文档工作人员的工作权力，明确其工作职责，是企业文档意识法治化的重要条件05

三、企业文档意识的资源配置化趋势1、把企业文档作为企业重要的信息资源来看待，是现代企业管理进步的必然趋势。2、企业管理的系统化、高速化和准确化要求，是开展企业文档资源配置的主要原因。3、计算机技术，特别是网络技术的普及和提高，为企业文档资源合理配置的实现提供了必要的技术平台。现实工作中，我们常常会因机构职责不清和信息传递不流畅而互相导致扯皮推诿ABC12档案部门

制度与规范文件形成管理管理体制设计价值鉴定归档管理利用与安全管理实体分类信息分类企业文档管理体系自动化管理系统企业文档工作体系

一、宏观体制

两种不同的管理目标——国家馆藏与企业资源

1.计划经济条件下：国家档案馆企业机关事业单位国家规模的档案事业：由国家档案行政管理部门掌管，所有组织和个人的档案均为党和国家的财富，基层单位的档案部门是国家档案馆的中转站。个人

2.市场经济条件下国家档案馆企业机关或组织事业单位个人在市场经济条件和现代企业制度下，企业作为独立的法人实体，生存与发展是其基本目标。企业文档信息是企业人力、资金、信息三大资源之一。对于文档的管理，必然以企业的基本任务为指针。从资源管理的角度来看，企业文档信息工作应当纳入到企业基础管理活动的范围中来，实现规范化、集约化和自动化。企事业单位的档案不属于国家档案馆的必须进馆范围。企业的档案意识、文档工作目标、管理规范、管理方法、管理体系等都面临着改革。

二、管理体制1、集中式综合档案部门内部机构内部机构内部机构领导这种方式起源于80年代后期，在企业升级工作中被认定为最理想的企业文档管理模式。其优点是全部档案资源由一个档案部门掌控，便于安全管理和集中开发利用。不足之处是实体的过于集中，极大地削弱了文件现实作用的有效发挥，不能很好地为企业高速运转服务。

2.分散式综合办公部门文书档案室（员）财务部门财会档案室（员）人事部门人事档案室（员）技术档案室（员）科研生产部门基本建设部门设备部门基建档案室（员）设备档案室（员）领导

3、集中与分散结合式管理、指导关系信息交流关系文档管理部门中间性文件中心领导各机构员工

企业文档管理实务一、企业文档的分类企业文档分类是指根据企业文档的内容性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对企业文档进行分门别类，从而使全部文档成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的资源系统。分类的程序:设计分类方案划分全宗划分大类划分属类给定编号

企业文档分类方案(示意图)一类二类三类四类其他类ABCD234类列类系

常用的分类方法:职能分类时间分类作者分类专题分类项目分类型号分类区域分类外形分类职能分类方法适用于一级类目的区分;其他分类方法则适用于二级以下类目的划分.

二、在分类的基础上进行数据清理计划调研关联整合责任文档数据的实际状况,是相关管理工作顺利开展的基础.任何一种管理体制或管理手段的运行,都必须建立在数据清理的基础之上.数据清理工作必须由文档管理者通过详细认真地调研和科学系统地分析来实现的.

清理基础数据是一项细致而繁杂的工作，但任何企业谁也不可能绕开这个环节而达成对信息资源的有效控制。清理基础数据，就是将企业各项工作、各个部门、各个岗位产生、处理、发出的所有信息（包括文件、图纸、程序、报表、单据，以及其他载体或数字格式的文档等，进行系统化，从而使企业各类信息类有所依，运行线路清晰，相关责任明确。清理基础数据必须要对企业的机构设置、岗位设置、主要工作流程进行了解，并在此基础上对数据状况进行分类和分析，目的是寻找出主体数据和主要信息流动线路，为信息资源配置提供依据。123

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