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办公低值易耗品管理制度

第一章办公低值易耗品管理概述

1.办公低值易耗品定义及范围

办公低值易耗品是指在日常办公过程中，因使用频繁、价值较低、易损耗、更换频繁的物品。主要包括文具、打印纸、清洁用品、小型办公设备等。这些物品虽然价值不高，但在办公过程中发挥着重要作用。

2.管理目的与意义

制定办公低值易耗品管理制度，旨在规范物品采购、使用、保管和报废流程，提高办公效率，降低成本，确保办公环境整洁有序。良好的管理制度有助于提高企业整体管理水平，降低运营成本。

3.管理原则

办公低值易耗品管理遵循以下原则：

（1）实用性原则：根据实际需求采购，避免闲置和浪费。

（2）经济性原则：在保证质量的前提下，选择性价比高的产品。

（3）环保原则：提倡使用环保型产品，减少对环境的影响。

（4）安全性原则：确保所采购的办公低值易耗品符合国家安全标准。

4.管理体系

办公低值易耗品管理体系包括以下几个环节：

（1）需求申报：各部门根据实际需求，向管理部门申报所需办公低值易耗品。

（2）采购审批：管理部门对申报需求进行审批，确定采购计划。

（3）采购实施：采购部门按照审批通过的采购计划，进行采购工作。

（4）验收与发放：验收采购物品，确保质量合格后，发放至各部门。

（5）使用与保管：各部门按照规定使用办公低值易耗品，并妥善保管。

（6）报废与处理：对损坏、过期等无法继续使用的办公低值易耗品进行报废处理。

5.实操细节

在实际操作中，以下细节需要注意：

（1）建立健全的采购与验收制度，确保物品质量。

（2）定期对办公低值易耗品进行盘点，掌握库存情况。

（3）加强部门间的沟通与协作，提高办公效率。

（4）对报废物品进行分类处理，降低环境污染。

（5）加强员工培训，提高办公低值易耗品管理意识。

第二章需求申报与采购审批流程

各部门在办公过程中，时常需要新的文具、打印纸等低值易耗品。这时候，就需要进行需求申报，然后通过采购审批流程来购买所需物品。

1.需求申报

员工在使用办公低值易耗品时，如果发现库存不足或者需要新增物品，应向本部门负责人提出需求。负责人根据实际情况，评估需求的合理性和紧急性。如果需求合理，负责人会填写一份《办公低值易耗品需求申报表》，上面注明所需物品的名称、规格、数量等信息，然后签字确认。

申报表填写完毕后，负责人将其提交给行政部门或者采购部门。在现实中，这个过程可能涉及一些纸质文档的传递，也可能通过电子邮件、企业内部系统等方式进行。

2.采购审批

采购部门收到需求申报表后，会进行进一步的审批。他们会对需求进行评估，看是否符合预算、是否有库存、是否是必需品等。如果一切正常，采购部门会将申报表递交给财务部门进行预算审核。

财务部门审核通过后，采购部门会正式开始采购流程。在实操中，采购人员会货比三家，寻找性价比最高的供应商。他们会根据供应商的报价、质量、交货时间等因素，选择最合适的供应商进行采购。

3.实操细节

-在需求申报时，员工应该尽量提前预测需求，避免临时抱佛脚，这样可以让采购部门有足够的时间进行采购。

-申报表上的信息需要准确无误，避免因为信息错误导致采购到不合适的物品。

-采购人员在与供应商沟通时，应该详细询问产品的相关信息，包括材质、环保标准、售后服务等，确保采购到的物品符合公司标准。

-在采购过程中，应该保留好所有的采购记录和发票，以便于后期的审计和报销。

-对于一些常用的办公低值易耗品，公司可以考虑批量采购，这样可以享受批量优惠，降低成本。

-定期对采购流程进行回顾和优化，根据实际操作中的问题进行调整，可以提高效率，减少不必要的延误。

第三章采购实施与验收发放

一旦采购审批通过，接下来就是采购实施和物品的验收发放环节，这是确保办公低值易耗品能够及时、准确到达使用者手中的关键步骤。

采购实施通常是由专门的采购人员负责。他们会联系选定的供应商，确认订单细节，包括物品的型号、数量、价格以及交货时间等。在现实中，这个过程往往需要一番讨价还价，以确保公司能够以最合理的价格拿到所需物品。

1.采购实施

采购人员下单后，就会等待供应商发货。在这个阶段，采购人员需要时不时地跟进订单状态，确保供应商按时发货，并且在物品到达时及时进行验收。

2.验收发放

物品到达后，验收工作就显得尤为重要。验收人员会对照采购订单，检查物品的数量、规格、质量等是否符合要求。如果有任何不符或者质量问题，验收人员会立即与供应商沟通，要求更换或者退款。

实操细节如下：

-验收时，一定要两个人以上在场，以避免出现误差或者纠纷。

-检查外包装是否完好无损，如果外包装有明显的损坏迹象，应该立即拍照记录，并告知供应商。

-对于数量较大的物品，可以随机抽取一部分进行详细检查，以节省时间。

-验收合格后，物品会进行分类存放，常用的物品放在