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公司广告促销物料管理制度

一、目的

为加强公司广告促销物料的管理，规范物料的采购、使用、库存及核销流程，提高物料使用效率，降低成本，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司各部门涉及的广告促销物料的管理工作，包括但不限于宣传册、海报、礼品、展示道具等。

三、职责分工

1.市场部

负责广告促销物料的需求规划与预算编制。

设计物料的样式、内容，确保符合公司品牌形象与促销活动要求。

主导物料的采购工作，包括供应商筛选、谈判、合同签订等。

跟踪物料的制作进度与质量，协调解决制作过程中的问题。

对物料的使用情况进行监督与评估。

2.采购部

根据市场部的采购需求，执行采购流程，确保物料按时、按质、按量到货。

协助市场部进行供应商管理，维护良好的合作关系。

负责采购物料的验收工作，办理入库手续。

3.仓储部

负责广告促销物料的入库、存储与出库管理。

建立物料库存台账，定期盘点库存，确保账实相符。

根据各部门的领用申请，及时发放物料。

4.使用部门

根据业务需求，提前向市场部提交物料使用申请。

合理使用物料，确保物料用于规定的促销活动或业务场景。

及时反馈物料使用过程中的问题与建议。

四、物料需求与采购

1.需求申请

使用部门应提前[X]个工作日填写《广告促销物料需求申请表》，详细说明物料名称、规格、数量、用途、预计使用时间等信息，提交至市场部。

市场部对需求申请表进行审核，结合公司促销计划与库存情况，确定最终需求数量。

2.预算编制

市场部根据审核后的需求，编制广告促销物料采购预算，纳入公司年度市场推广预算。

预算调整需经相关领导审批后执行。

3.供应商选择

市场部通过询价、比价、招标等方式筛选合格供应商，建立供应商库。

选择供应商时应综合考虑其报价、质量、交货期、服务等因素。

4.采购执行

采购部根据市场部确定的供应商与采购订单，签订采购合同，明确双方权利义务。

采购部跟踪采购订单执行情况，及时协调解决问题，确保物料按时到货。

五、物料验收与入库

1.验收标准

物料到货后，采购部会同市场部、仓储部依据采购合同、订单及相关质量标准进行验收。

验收内容包括物料的数量、规格、质量、包装等。

2.验收流程

验收合格的物料，由仓储部办理入库手续，填写《物料入库单》，并将物料存放至指定库位。

验收不合格的物料，采购部负责与供应商沟通协调，办理退换货等事宜。

六、物料存储与保管

1.仓库规划

仓储部应合理规划仓库布局，设置专门的广告促销物料存储区域，确保物料存放整齐、有序。

2.库存管理

建立物料库存台账，详细记录物料的入库、出库、结存情况。

定期对库存物料进行盘点，每月至少盘点一次，确保账实相符。

对库存物料进行分类管理，对保质期较短或易损坏的物料应重点监控。

3.安全保管

采取必要的安全措施，确保物料存储安全，防止物料被盗、损坏、变质等。

七、物料领用与使用

1.领用申请

使用部门填写《广告促销物料领用申请表》，注明物料名称、规格、数量、领用用途、预计归还时间（如有）等信息，经部门负责人审批后提交至仓储部。

2.物料发放

仓储部根据审批通过的领用申请表，发放物料，并在库存台账中记录出库信息。

3.使用规范

使用部门应按照规定用途使用物料，不得擅自挪用、浪费或损坏物料。

物料使用过程中，如发现质量问题应及时反馈至市场部。

八、物料核销与盘点

1.核销流程

促销活动结束后，使用部门应在[X]个工作日内填写《广告促销物料核销申请表》，附上物料使用情况说明、相关照片或凭证等，提交至市场部审核。

市场部审核通过后，交财务部进行账务核销。

2.盘点制度

每月末，仓储部会同市场部、财务部对广告促销物料进行盘点，编制《物料盘点表》。

对盘点差异进行分析，查明原因，及时调整库存台账。

九、监督与考核

1.监督机制

市场部定期对各部门广告促销物料的使用情况进行监督检查，确保物料使用符合规定。

财务部对物料采购、使用及核销过程进行财务监督，防范财务风险。

2.考核措施

对物料管理工作表现优秀的部门和个人给予表彰与奖励。

对违反本制度，造成物料浪费、丢失或其他损失的部门和个人，视情节轻重给予相应的处罚。

十、附则

1.本制度由市场部负责解释与修订。

2.本制度自发布之日起施行。