2024年档案信息化管理制度范本(三篇) .pdf

2024年档案信息化管理制度范本

【档案信息化管理制度】

第一章总则

第一条为了加强档案管理工作，提高档案管理效率，推动档案信

息化建设，根据国家相关法律法规和标准规范，结合本单位实际情

况，制定本档案信息化管理制度。

第二条本制度适用于本单位所有部门、人员在档案信息化管理工

作中的相关事项。

第三条本制度以规范档案信息化管理流程、明确档案管理权限、

保障档案信息安全、保护档案隐私为目标，旨在提高档案管理工作效

率和服务质量。

第四条档案信息化管理应以字面化、纸质化为原则，通过建设和

维护档案管理系统，将纸质档案转为电子档案，并确保电子档案的完

整性、可读性和可操作性。

第五条档案信息化管理工作应遵循信息化建设的思路，充分发挥

信息技术在档案管理中的优势，提高利用效率和服务水平。

第二章档案信息化管理流程

第六条档案信息化管理工作包括档案数字化、档案电子化、档案

数据化等环节，并经过以下流程：收集-整理-存储-处理-利用-传递。

第七条收集环节：将纸质档案进行扫描、拍摄等操作，转换为电

子档案；同时收集电子文件，并进行归档分类。

第1页共10页

第八条整理环节：对纸质档案进行清理、排序，并标注电子档案

对应的归档信息；对电子档案进行文件管理和元数据标注。

第九条存储环节：将电子档案存储于专门的档案管理系统中，并

保留冷备份和热备份；同时存储纸质档案于档案库中，确保安全保

存。

第十条处理环节：对电子档案进行去重、索引、加密等处理，确

保档案信息的安全和完整。

第十一条利用环节：通过档案管理系统提供的查询、检索等功

能，方便用户查找和利用档案信息。

第十二条传递环节：根据需要，通过批量打印、发邮件等方式，

将电子档案传递给需要的单位或个人。

第三章档案管理权限

第十三条档案信息化管理权限分为管理员权限和普通用户权限。

第十四条管理员权限包括：用户管理、权限分配、档案库管理、

系统配置等。只有被授予管理员权限的人员才能进行相关操作。

第十五条普通用户权限包括：查询、检索、下载等操作。所有档

案信息化管理系统的使用者都拥有普通用户权限，可以根据实际需要

分配。

第四章档案信息安全保护

第十六条档案信息安全保护是档案信息化管理工作的重要内容，

包括以下方面的工作：

第2页共10页

（一）系统安全：建立健全档案信息管理系统的安全机制，包括

用户身份验证、权限控制、备份恢复、防病毒等措施。

（二）数据安全：采取加密、备份、存储及传输等措施，确保档

案信息不被非法获取、篡改、泄露。

（三）网络安全：建立防火墙、入侵检测等系统，防止黑客攻

击。

（四）物理安全：加强档案库的安全管理，采取防火、防水、防

震等物理措施，确保档案信息的安全保存。

第十七条所有使用档案信息化管理系统的人员应接受相应的安全

培训，并按照相关规定保护档案信息安全。

第五章档案隐私保护

第十八条档案隐私保护是档案信息化管理工作的基本原则，包括

以下方面的工作：

（一）明确隐私保护责任：明确档案管理人员对档案隐私保护的

责任，加强档案管理人员的职业道德教育。

（二）制定隐私保护政策：建立和完善档案隐私保护政策，对档

案隐私的获取、使用、传递等环节进行规范。

（三）加强隐私保护措施：采取合理、必要的措施，保护档案隐

私不被非法获取、使用和泄露。

（四）建立监督机制：建立档案隐私保护的监督机制，监督档案

管理工作的合规性和隐私保护的有效性。

第3页共10页

第六章附则

第十九条本制度自发布之日起施行，相关事项按照本制度进行处

理。

第二十条本制度解释权归本单位档案管理部门所有。

第二十一条本制度中未尽事宜按照国家相关法律法规和标准规范

进行处理。

2024