2024年档案分类整理制度(三篇) .pdf

2024年档案分类整理制度

一、整理分类的定义及方法

整理分类是建立物业类档案基础的重要工作，是由物业管理公司

或下属管理处将收集的资料按四类常见档案的类型区分、归类整理，

组成物业管理公司内部所需保存的档案。同时根据所售或租物业的特

点，按一户一档的办法，为每幢物业的业主或租户建立相应的档案。

每售出或租出一套物业，预立卷工作同步进行，总卷与一户一档的整

理归类工作也要同步开展。

二、收集归类，整理成卷

这里所说的收集的档案资料，是物业管理公司需要总体掌握的资

料，然后按部门、内存、年度顺序整理成为物业管理公司所需的若干

大类总卷宗。

1.业户档案资料。

(1)购房合同及____的复印件、入伙通知单、入伙手续书、业主公

约、验房单等。

(2)业主详细资料登记表。

(3)家庭人员登记表。

(4)业主房屋维修档案。

(5)缴费情况一览等。

2.工程技术档案资料(含产权)。

(1)规划图纸、项目批文、用地批文。

(2)建筑许可证、投资许可证、开工许可证。

(3)拆迁安置资料。

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(4)竣工总平面图。

(5)地质勘查报告、开(竣)工报告、图纸会审报告。

(6)工程合同、工程预决算。

(7)工程设计变更通知。

(8)竣工图。单体建筑、结构及隐蔽工程竣工图，消防、燃气等；

工程及地下管网竣工图。

(9)房屋、消防、燃气竣工验收证明书。

(10)主要材料质量保证书，新材料、购配件的签订合同、证书。

(14)各类房屋清单。

(15)出售房屋的产权范围或成本核算清单。

(16)公用设施设备及公共场地清单。

(17)未完工房屋公用设施设备及公共场地的竣工日期。

(19)其他工程技术资料。

3.服务档案资料。

服务档案，一般又可细分为业户服务档案、装修档案、维修档

案、治安交通管理档案、设备设施管理档案、绿化清洁管理档案、社

区文化档案等资料。

(1)业户服务档案。业户意见调查、统计结果；业户接待记录；业

户投诉及处理记录；回访记录等。

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(2)装修档案资料。二次装修申请表、装修责任书；施工企业资质

证明、装修人员登记表；室内装修设计平面图；装修竣工图等。

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(3)维修档案资料。维修申请记录、回访记录；维修派工单；公共

设施巡检记录等。

(4)治安交通管理档案。日常“四防一保”网络图、巡检记录、交

接班记录、值班记录、巡逻路线；日常抽检记录、查岗记录、闭路电

视监控系统录像带；进出入记录、应急处理记录；车辆管理记录、车

辆详细资料等。

(5)设备设施管理档案。公用设备设施维修保养计划；公用设备设

施维修保养记录；机电设备运行、巡查记录；设备承包方资料；公用

设备设施台账及更新记录等。

(6)绿化清洁管理档案。清洁班月检记录、周检记录；绿化工作记

录、检查记录；消毒、杀虫记录；绿化病虫害检查记录等。

(7)社区文化档案。社区文化创建构想、____活动计划及实施情况

记录；社区文化活动图片等记录内容；传媒报道资料；文化活动场

所、设施台账及使用记录等。

4.其他管理档案。在物业管理日常工作中形成的一些公务性、行

政性、指导性的管理文件资料。一般有行政文件、管理指导文件和业

委会相关资料。

(1)行政文件。财务文件；人事管理记录、文件；政府主管部门文

件；内部管理规则制度、通知、签报等文件。

(2)管理指导文件。质量手册；程序文件(质量)；环境手册；程序

文件(环境)；作业文件等。

(3)业委会相关资料。下属管理处业委会筹备成立文件；下属管理

处业委会成立后的运行文件等。

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三、建立一户一档

根据业主或租户所有或使用(租用)的一幢物业的性质、特点、将

总卷宗内部分涉及的相关资料集中，然后分