组织一场成功的会议.pptxVIP

如何组织一场成功的会议？

发会议通知/邀请信

成立会务组，确定职责分工

会议日程确定

会议问案及物品准备

宾馆会场落实

费用预算审批

报到、欢迎信

工具箱、移动办公室

会场布置

会议服务

送站安排、接站

会议总结评估及费用分摊

确定时间、地点、人数

－－一般会议操作流程

会前－－沟通

01

会中－－跟进

02

会后－－追踪

03

成

04

功

05

因

06

素

07

与会议有约

时间

内容

确定会议的 地点

01

02

03

一、会前准备

确定会议日程及安排并发备忘录给各地：

－会议地点、联系地址、邮编、电话、传真

－会议时间、会议内容、邀请函

－人员限额、报名表（回执）、报名截至日期

－注意事项（当地气候、着装要求、交通费用等概况介绍）

－如需参会者准备资料，请予详细说明

－如有必要，也可说明组织者承担会议费用部分

发会议通知

成立会务组

确立会务组人员组成名单

会务组人员分工(根据会议人数的多少、时间长短分工)

—学术组（会议内容落实、演讲者沟通、VIP接待、文件资料准备等）

会务组（会议通知、物品准备、资料复印、装订等、餐饮、住房、

交通、票务、物品采购、会务安排。

—宣传组（会场、环境布置、活动策划实施等）

（一）会议文案的收集与准备

收集各地参会人员名单及相关信息资料

－客户基本信息（姓名、地区、单位、性别、职务、

民族、联系电话、出生年月日等

－业务信息(客户单位和公司的生意情况以及和我们的客情关系？）

（分组并确定各组组长及组员

和各地区反馈确认参会人数及名单

收集参会人员往返航班/车次，以便安排接送

姓名：

性别：

出生年月日：

工作单位：

电话

职务：

…….

欢迎信、欢送信、参会人员登记表

撰写(或提醒同事)每天的晚安卡或温馨书信

注意留意参会者的出生年月日，

注意留意客户中是否有少数民族？

准备生日卡、小礼品等

会议期间的注意事项（酒店内、外出参观等）

会议日程安排

意见反馈表

会议文案的收集与准备

01

与演讲者沟通

02

与酒店沟通

03

与旅行社沟通

04

与外协公司沟通

05

与公司内部沟通

多方面的沟通与协作

与演讲者讨论并确定演讲内容

－－收集演讲内容

－－演讲者本人的背景资料

－－请专人编辑并校对

与演讲者沟通

告知演讲者

－－会议内容及形式

－－会议地点、演讲时间安排

－－参会人员资料

与演讲者确认行程，并安排接送

与酒店沟通

01

发备忘录给酒店，告知会议时间

02

－房间数（会务组、VIP、参会人员、提前报到人数）

03

－餐饮（用餐要求、提前看菜单、用餐地点、用餐时间）

04

－主会议室及分会议室（使用时间、应配备的设备）

05

－茶点（时间、要求）

06

－电话、洗衣费用（使用要求）

07

－报到台及指示牌的设置及内容

08

－资料及物品发放协调

09

－付款方式

10

——注意协议条宽

发备忘录给旅行社确认会议旅游安排

01

－会议地点、行程安排

02

－旅游项目的确定（景点、用餐地等）

03

－对导游的要求

04

－车辆安排（参会人数、集合及出发时间）

05

－制作汽车标志

06

－确定司机待遇

07

－特殊要求（VIP用车安排）

08

——确认落实安全保险

09

与旅行社沟通

与外协公司联系，提供详细准确的资料，以便：

制作手册（内容：会议内容、组织者、行政事项、

注意事项、演讲者简介、演讲内容、会议日程、

分队分组名单、住房名单等）

制作横幅、挂旗

制作胸卡

合影留念

与外协公司沟通

（广告公司、复印公司、摄影师等）

与公司内部各部门的沟通

01

与直接主管沟通

与兄弟部队沟通

与财务部沟通：费用申请（借款、付款等）

02

沟通无极限

01

会场安排

02

会议日程、资料仪器准备

03

参观游览路线、时间

04

住宿房间数及时间

05

餐饮安排

06

接送机/车人数及时间

确定会议的最后安排

胸卡、桌卡

会场横幅、挂旗

会议资料（宣传单页、资料汇编等）

办公用品、备用药品

各类信件（欢迎信/欢送信/意见反馈表）

购买会议发放物品（水果、土特产）

财务申请（会议借款）

会议用品准备

——善用会议检查表

会议场地准备

（提前一天检查）

场地及设备（幻灯/投影/电视机/录像机/

音响/话筒/灯光/布局等）

会议用品（笔/笔记本/会议资料/文献）

会场布置（横幅、挂旗等）

安排房间的物品发放

二、会中跟进：

根据各地上报客户的交通到达时间，安排专人接站。

注意：接站牌要醒目并尽可能告知客户接站人具体站地地点、联系电话

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